高校办公自动化系统发展状况手探析 —中国教育和科研计算机网CERNET

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  • 来源:厦门大学教务处_厦门理工学院教务管理系统_厦门理工学院教务处
阅读模式 徐 斌;马洪波

  高校校园网在高校教育中所承担的作用愈来愈明显,它已成为高校教学、科研、办公及管理不可缺少的支撑环境。高校网络的快速发展,高校管理信息化时机已逐步成熟,建立一套方便快捷自动化办公系统,是高校在新的形势下进一步转变工作职能、工作方式和工作作风,提高工作质量和效率的一项重要手段,也是落实胡锦学涛总书记在党的十七大提出的“建设资源节约型、环境友好型社会”科学发展观的新举措,因此,办公自动化是高校自身建设、改革和发展的必然要求,实现和推进办公自动化系统是高校管理信息化、网络化的必然趋势。

   一、高校办公自动化系统的主要功能

  高校办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高工作效。其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,使用复印机、传真机或网络等其他先进设备复制、传递文档。高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要,总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。高校办公自动化系统主要功能为:事务型、管理型、决策型。事务型为基础层,包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集,内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快递办理、资源管理,以及其他有关机关行政事务处理等;管理型为中间层,它包含事务型,管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,通过建立校内的邮件系统和信息发布平台,使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务,而且还能实现教育管理信息资源的交流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节能意识。

   二、高校具有实行办公自动化的优越环境

  1、完善的网络技术。办公自动化产生于20世纪80年代,从最初计算机单机制作文档、电子表格,撰写、打印各类文稿等,到利用网络进行文件传输与共享、收发电子邮件。在短短的20多年内经历了先后5次的延伸和发展,高校拥有大量的计算机,校园网联网率较高,传真机、复印机、速印机、电话全面普及,具有良好的基础设施条件,实现了大量的数据共享、网上信息传递。

  2、高水平的计算机应用队伍。高校是知识和信息集散地,人员素质较高,接受新知识、新事物较快,近年来,为提高办公人员的素质和工作效率,各高校对原有工作人员进行了计算机、网络等知识的培训;新招聘人员基本上都是硕士以上文凭的研究生及少数优秀的本科本生,他们具有良好计算机应用水平。在高校,使用办公软件、收发电子邮件都已经成为人们工作、交流的重要手段,这为办公自动化系统的推广奠定了良好的人员队伍。

  3、多媒体技术广泛普及。办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。随着信息化教学系统的发展,对于多媒体教学来说,利用多媒体教学制作软件,可以为教师提供更好的教学素材和教学方式,扩展教师的能力空间。

  4、成熟的数字化校园软件。校园卡主要具有储蓄、取款、消费、身份认证、个人信息查询等功能,其应用覆盖综合消费系统,包括收、缴费及各类款项支取,校内热水收费及其它小额消费;以及信息查询系统,包括身份认证,门禁、考勤、图书借阅、计算机房上机、管理信息查询及统计分析等。整个系统还可与银行系统和校内原有的软件系统及学校管理信息系统进行良好的衔接。高校应把推进办公自动化和数字化校园建设结合起来,进一步健全网络基础设施,让网络覆盖学校管理和服务的方方面面。

   三、高校办公自动化是自身建设的需要。

  高校办公自动化发展随着计算机网络技术的飞速发展,在现有的校园网基础上建立高效、协调、集成的办公自动化系统已成为可能,这也是从根本上提高办公效率的有效途径。当前,我国高等教育快速发展,高校的办学规模日益扩大,高校办公工作的新情况、新问题不断出现,如何保障管理信息的公开与畅通,管理关系的协调与统一,已成为高校管理者必须着手解决的主要问题,与此同时,许多高校存在几个校区,且地理位置各异,传统办公方式明显不能适应远程办公的需求,这就要求校区间的新型的网络化办公方式出现。首先,能创造一个集成化的工作环境,为学校各部门的工作人员提供多功能的桌面办公环境,从而解决不同人员处理不同事务需要使用不同工作环境的问题,实现办公资源共享;其次,办公自动化系统能提供集成处理及发布信息的工作平台,解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题,减少许多不必要的交接环节,并通过替代传统的人工纸介质或磁介质信息传递,提高信息传递效率和可靠性[4];第三,办公自动化系统还能提供具有工作流程性质的处理过程和监督功能,解决多部门协作问题,推动部门间的高效率协作,高校办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率,也是适应未来办公发展的必然趋势,我们应该充分认识到尽早普及办公自动化系统的重要性,大力推进办公自动化,使高校办公水平上一个新层次。

   四、高校办公自动化发展措施

  1、更新观念,强化意识。必须充分认识高校办公自动化建设的价值、地位、作用和意义, 高校办公自动化建设的好坏是衡量高校现代管理水平高低的重要标尺之一,从坐、等、靠、要及观望、求稳怕乱、安于现状的陈旧观念中解脱出来,开拓办公人员意识问题,消除重硬件、轻软件,重理论、轻应用,重技术、轻管理等认识上的误区。办公自动化的建设是衡量高校管理水平的标志,加强办公自动化宣传,用信息增强人们意识,用人们的强烈意识去加强办公自动化工作,提高人们的办公自动化意识,尤其要强化各级领导的办公自动化意识,只有领导和工作人员都有现代化意识和观念,才有可能加快办公自动化的建设步伐,要使各级领导和工作人员提高认识和更新观念,可采取参观学习的方法,不定期组织人员,到办公自动化建设较成功的兄弟院校参观学习,让领导和工作人员有一个感性的认识,提高他们办公自动化的意识和观念,增强他们改变传统办公手段的信心同时,在技术上要采取多方面的措施,确保办公自动化系统安全可靠。

  2、合理应用,逐步推广。办公自动化如同计算机、网络一样,本身不是目的,只是一种技术、一种工具,是一门应用学科和技术,尽管它也有相应的理论做依托,但主要是应用,离开了应用,办公自动化就毫无价值,离开了提高办公效率,提高办公质量,办公自动化就失去了意义。这样,在推行办公自动化系统的初期,只能保留办公自动化系统和传统办公系统并行的方式,行政管理系统的工作量不可能减少,所以,搞好传统办公系统和办公自动化系统的衔接, 做到建设一个,运行一个,发展一个,巩固一个,以点带面,遵循边建边用边受益,逐步完善的原则,最后形成一个完整的、合理的、有效的办公自动化体系。

  3、完善制度,加强监督。办公自动化系统还没有国家统一的标准,电子文档的法律效力还未得到公认,还未形成有效的规章制度,目前,公文的法定效力只有在还原为纸质文件后才能产生或得到公认,公文归档也主要是纸质文档,文件的审核、签批等涉及到电子签名、电子印章问题,其使用的有效性受到质疑,目前文件签批仍以纸质为准,缺乏与办公自动化相适应的规章制度及应用性不强,随着办公自动化系统的逐步建立,各种相关的规章制度也需要建立和加以完善,以保证系统的正常运行,工作人员也必须接受和使用该软件系统,在系统的管理过程中,还必须有一种制度对人为的方式进行管理,制定有关的使用、授权、录入、保密等制度。

  办公自动化化建设是高等学校建设的重要部分,是一项基础性、长期性和经常性的工作,在发展过程中不可能一帆风顺,遇到一些阻力和问题,也不能一蹴而就,我们要有足够的思想准备,在办公自动化建设中敢于发现问题,正视问题,解决问题,坚持以需求为导向,以应用促发展,有计划、分步骤地实施,做“节能减排学校行动”的榜样,带动学校的信息化工作,其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径,而且是章显学校办学水平的标志之一。

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